Du kennst das bestimmt: eine neue Aufgabe reiht sich an die andere, alles ist vollgeklebt mit Post-it’s, vollgeschrieben mit deinen notwendigen To-Do’s und bald kennst du dich vor lauter kleiner gelber Zettelchen überhaupt nicht mehr aus. Wenn dann noch ein Luftzug im Büro alles durcheinanderwirbelt, herrscht absolutes Chaos. Geordnetes Projektmanagement war dann mal.
Zum Glück gibt es inzwischen schon einige Tools, die dir das Projektmanagement erleichtern und mit denen du auch deine täglichen To-Do’s wunderbar organisieren und festhalten kannst.
Das Tool Trello ist ähnlich wie Arbeiten mit Post-It’s, nur elektronisch und online. Keine Angst also, vor unbekannten Methoden. 😉 Du meldest dich auf www.trello.com an und schon geht’s los. Natürlich gibt es Trello auch schon als App, sodass du sogar von unterwegs deine To-Do’s aktualisieren kannst.
Trello: Tool für gelungenes Projektmanagement
Wie funktioniert Trello nun? Du hast zum einen Boards, die für das jeweilige Projekt stehen. Diese Boards gliedern sich wiederum in Listen (Spalten). Diese legst du ganz einfach mit einem Klick an. In den jeweiligen Spalten erstellst du dann einzelne Karten für die jeweilige Aufgabe.
Hast du also ein Projekt zu betreuen, legst du dafür ein eigenes Board an. Dieses Board ersetzt mehr oder weniger den Projektstrukturplan. Du benennst dann die einzelnen Listen nach den jeweiligen Teilbereichen. Danach legst du wiederum die einzelnen Arbeitspakete (Aufgaben) an – das sind dann die sogenannten Karten.
Die Karten enthalten die notwendigen Einzelaufgaben, die es für die Erledigung eines Arbeitspaketes braucht. Diese Einzelaufgaben fügst du auf der Checkliste hinzu.
Zusätzlich hast du in den jeweiligen Karten die Möglichkeit:
- Fristen festzulegen
- Mitglieder (Verantwortliche) hinzuzufügen
- Anhänge hochzuladen
- oder ein Label zu bestimmen, zB für bestimmte Bereiche, dem die Aufgabe zugeordnet wird.
- Darüber hinaus kannst du hier auch Kommentare hinterlassen, beispielsweise Informationen für Teammitglieder.
Tägliche To-Do’s übersichtlich sammeln und abhaken
Es muss aber nicht gleich ein groß angelegtes, berufliches Projekt sein, dass du organisieren möchtest. Trello eignet sich auch hervorragend für alltägliche Aufgaben. Ja, du kannst dir sogar einen Einkaufszettel anlegen. Bei mir findest du Boards für verschiedenste Bereiche, wo ich alles vermerke, was ich noch zu tun bzw. erledigen habe. Ich habe uns zum Beispiel ein eigenes Board für die Gartenarbeit angelegt. So vergesse ich nicht, was wir heuer wann pflanzen wollen, welche Sträucher geschnitten werden sollen, was ich noch kaufen wollte usw. Wenn es dann mal wieder an der Zeit für Gartenarbeit ist, genügt ein Blick auf mein Board und ich weiß wieder, was geplant war. Und ich hab‘ das Board mit meinem Mann geteilt, damit er auch weiß, was ihn heuer noch erwartet. 😉
Willst du eine Party organisieren? Dann ist Trello vielleicht etwas für dich. Hier kannst du dir auf deinem Party-Board eigene Listen für z. B. Essen, Unterhaltung und Gäste anlegen. Oder wie auch immer du eine Party organisieren möchtest. Du legst schnell und einfach deine einzelnen Aufgaben (Karten) in den jeweiligen Listen an, arbeitest sie nach der Reihe ab et voilà: eine unvergessliche Party für dich und deine Lieben.
Ich finde es großartig, wie schnell man neue Aufgaben auf den einzelnen Boards hinzufügen kann. Besonders in der App auch von unterwegs. In wenigen Sekunden ist ein Board upgedatet. Der Vorteil: Mein Kopf bleibt frei, weil ich mir nicht mehr alles merken muss. Was ehrlichgesagt bei der Menge an To-Do’s heutzutage auch nicht mehr möglich ist. Am allermeisten liebe ich es, Erledigtes abzuhaken – oder wie im Fall von Trello: erledigte Karten zu archivieren. Glaub mir, es gibt nur wenig, was sich so gut anfühlt. 😉
Trello für Unternehmensgründer
Gerade Unternehmensgründer stehen vor dem Problem, gefühlt zehn Sachen gleichzeitig machen zu müssen. Aufgaben, wie ein Geschäftslokal einrichten, Mitarbeiter finden, Büroausstattung besorgen, Termine bei Steuerberater, Wirtschaftskammer, Finanzamt & Co wahrnehmen und Vieles mehr. Ganz abgesehen davon, dass du noch Kunden akquirieren und neue Aufträge an Land ziehen willst. Da verschwimmt mal schnell der Fokus vor den Augen.
Eine Unternehmensgründung ist ein vollwertiges Projekt. Es gehört auch entsprechend organisiert, ansonsten verlierst du schnell den Überblick. Deshalb möchte ich dir auf jeden Fall ans Herz legen, dich von einem Projektmanagement Tool hierbei unterstützen zu lassen. Ein weiteres Plus: Du kannst deine Boards und Aufgaben mit anderen Personen teilen, was besonders bei Unternehmensgründungen mit Partnern Sinn macht.
Es stimmt schon, jeder Mensch ist anders und vielleicht funktioniert für dich die klassische offline Post-it Methode oder eine einfache, handgeschriebene Liste am besten. Das musst du letztlich für dich persönlich entscheiden. Aber die Vorteile eines Online-Tools liegen auf der Hand:
- flexibel ergänzen und anpassen
- mobil unterwegs nutzen
- mit Kollegen zusammenarbeiten
- Kein unleserliches Gekritzel mehr, alles bleibt sauber und übersichtlich
- Du brauchst keinen Stift – falls du auch zu der Sorte Mensch gehörst, wo Kuli & Co nie da sind wo du sie suchst… 😉
Die Unternehmensgründung ist oftmals schon kompliziert genug. Gönne dir also einen freien Kopf und behalte den Überblick, indem du deine Aufgaben schriftlich festhältst. Denn, ähnlich wie: „Nur was im Kalender steht, passiert auch“ gilt hier: Nur was niedergeschrieben ist, wird erledigt.
Viel Spaß also beim Planen und Organisieren. 🙂
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