Automatisieren rund um deine Selbstständigkeit

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Automatisiere dein Business

Warum solltest du alles selber machen, wenn du dir die Arbeit von Software abnehmen lassen kannst?


Als Selbstständige weißt du selbst, wie viele Routineaufgaben und Verwaltungstätigkeiten rund um die eigentliche, fachliche oder kreative Arbeit anfallen. Ob Buchhaltung und Steuern, Grafiken für deine Social Media Accounts, oder einfach die Kommunikation mit deinen Kund:innen. Das alles kostet viel Zeit und Aufwand.

Glücklicherweise gibt es mittlerweile geradezu unglaublich viele Tools und Programme für jede nur erdenkliche Aufgabe, mit denen du dir deine Arbeit vereinfachen und viele Tätigkeiten fast vollständig automatisieren kannst. Wenn du z.B. die Rechnungsstellung durch einen Zahlungsabwickler ersetzt, hast du nicht nur bei der Rechnungsstellung viel Zeit gespart, auch deine Buchhaltung wird einfacher, da du weniger Buchungen durchführen musst.

Gewinne wertvolle Zeit dank Automatisieren von Routineaufgaben

Aufgaben mit Software und Onlinetools zu automatisieren, hilft dir, Zeit zurückzugewinnen, die du für andere Aufgaben nutzen kannst. Oder vielleicht wäre ja auch eine Pause von „selbst und ständig“ eine Option?! 😉 Ganz allgemein lassen sich Aufgaben besonders gut automatisieren, für die man Regeln aufstellen kann. Bei Tätigkeiten, für die du deine Kreativität einsetzt, kannst du dagegen höchstwahrscheinlich nicht oder nur sehr wenig automatisieren.

Deine Buchhaltungssoftware macht dir das Leben leichter, weil sie erkennt, wenn der Zahlungseingang auf deinem Konto mit der Summe auf einer deiner hinterlegten Rechnungen übereinstimmt. Sie markiert die Zahlung dann als eingegangen und legt dir auch gleich die passende Buchung an.

Die online Designsoftware Canva kann dir Vorlagen zur Verfügung stellen, sich aufgrund deines Verhaltens merken, welche Elemente du besonders häufig einsetzt und diese Elemente dann weiter oben für dich anzeigen, so dass du schneller Zugriff darauf hast.

Aber Canva gestaltet dir deine Grafiken nicht alleine. Und deine Buchhaltungssoftware kann nicht ganz ohne dein Zutun ein individuelles Angebot schreiben.

Ein paar Tipps zum Automatisieren

So vielfältig und unterschiedlich unsere Tätigkeiten als Selbstständige auch sind, viele Aufgaben sind für die meisten von uns wichtig. Daher hier ein paar Tipps und Anregungen, was du automatisieren könntest:

Nutze Terminvereinbarungssoftware wie Calendly und lasse Kund:innen völlig ohne dein Zutun Termine bei dir buchen. Du stellst vorher ein, wann du verfügbar bist, die komplette Abstimmung inklusive Erinnerung übernimmt die Software.

Verknüpfe deine Buchhaltungssoftware direkt mit deinem Konto und gleiche deine Zahlungseingänge automatisch mit deinen Kontoauszügen ab. Das können viele Tools, wie Lexoffice oder Debitoor heute schon von Haus aus.

Anstatt selbst Rechnungen zu schreiben, zu prüfen ob sie bezahlt wurden und ggf. zu mahnen, arbeite mit einem Zahlungsabwickler wie Digistore24 zusammen.

Erstelle Textbausteine für häufige Emails, Briefe oder ganze Angebote, statt wiederkehrende Texte immer wieder neu zu verfassen oder dir zusammen zu kopieren.

Verkürze oder streiche deine Meetings und erstelle statt dessen ein Formular mit Google Forms oder tally, in dem deine Kundinnen dir die Informationen liefern, die du für ihr Projekt benötigst.
uvm.

So startest du und findest passende Tools

Du musst nicht alles auf einmal automatisieren. Fange am besten mit den Aufgaben an, die dich am meisten Zeit kosten oder die du am wenigsten gerne erledigst. Mit der frei gewordenen Zeit kannst du dann den nächsten Punkt angehen.

Überlege dir als erstes, welche Aufgaben du automatisieren möchtest und schreibe dir auf, was deine Software können soll. Erst dann mach dich auf die Suche nach dem passenden Tool zu deinem Problem.

Prüfe deine vorhandene Software & Tools: Schau dir einmal in Ruhe an, welche Tools du bereits nutzt. Viele davon haben vermutlich bereits Möglichkeiten, einzelne Aufgaben zu automatisieren oder sie lassen sich mit anderen Tools verknüpfen. Du kannst dazu in der Hilfe nachsehen oder online auf den jeweiligen Supportseiten recherchieren.

„Spicke“ bei anderen: Andere Selbstständige haben auch schöne Tools: Hör dich um, schau auf Instagram Accounts anderer Selbstständiger nach, oder frage einfach direkt, wie deine Kolleg:innen und dein Netzwerk sich ihre Arbeit erleichtern. Oft kommst du so auch auf ganz neue Ideen. Recherchiere per Suchmaschine: Nutze Google oder deine Lieblingssuchmaschine für die Recherche nach Tools, die gezielt einzelne Aufgaben für dich erledigen.

Du kannst dabei sehr spezifisch suchen, zum Beispiel: „Plugin Mitglieder abrechnen“ oder „Coworking-Management-Software“. Oder du suchst nach ganzen Arbeitsbereichen: „Buchhaltung automatisieren“.
Recherchiere in Verzeichnissen: Automatisierungssoftware ist extra dafür entwickelt, Onlinetools untereinander zu verknüpfen. Deshalb findest du dort sehr umfangreiche Verzeichnisse Datenbanken, welche Tools mit den einzelnen Datenbanken kompatibel sind. Lass dich auf https://zapier.com/explore/ oder https://ifttt.com/explore inspirieren oder suche dort gezielt in den einzelnen Kategorien.


Ich wünsche dir viel Erfolg auf dem Weg zu weniger Routinearbeit mit Automatisierung – das Ziel ist selbst ohne ständig. 😉

Hi, ich bin Katrin, digitale Problemlöserin und Business Beraterin aus Karlsruhe. Ich helfe dir dabei, weniger Zeit mit Fleißarbeit zu verschwenden, so dass du mehr Zeit für deine schöpferische Arbeit und spannenden Projekte hast.

https://katrinherdle.de/

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